AI as new team member / KI als neue:r Mitarbeitr:in

Autoren/ authors: Carena Barkow und/and Kai Platschke 

(English version below) 

Dürfen wir vorstellen: marAIke. Sie ist nett und macht genau, was man ihr sagt. Leider auch nicht mehr. Oder glücklicherweise? In jedem Fall kann man sie exzellent für Themen einsetzen, die viel Zeit fressen und die uns von den wirklich wichtigen Themen abhalten. Sie kann auch Aufgaben übernehmen, die an sich kein Hexenwerk sind, aber eben viel Zeit bräuchten.

Ein Paradebeispiel: Die suchmaschinenoptimierte Erstellung von Website-Texten. Ein Thema, das man mal angehen müsste, um das Ranking des Unternehmens in Suchmaschinen zu verbessern. Es selbst zu machen, erfordert zu viel Zeit – und Kompetenzen, die nicht unbedingt im Team vorhanden sind. Das Thema an eine Agentur zu geben, übersteigt das vorhandene Marketingbudget. 

Vielleicht ist es aber auch einfach eine schnelle Wettbewerbsanalyse. Das Schreiben eines Reportings. Das Onboarding neuer Mitarbeiter. Die Auswertung von Ergebnissen der letzten Kampagne. Zahlreich sind die Dinge, die uns täglich davon abhalten, die wirklich wichtigen Themen anzugehen. Seien wir ehrlich: Unser größtes Problem ist es, dass wir keine Zeit haben, unsere größten Probleme zu lösen!

Das Dilemma: Die strategischen Themen drängen zeitlich meist nicht, und deshalb bleiben sie liegen bis zum St. Nimmerleinstag. Dabei sind es genau die mit den Sieben-Meilen-Schuhen – wenn man sie denn mal angeht…! Damit sie nicht im Stapel nach ganz unten verschwinden, müssen sie unbedingt projektiert werden. Dafür braucht es freie Zeiträume, die heilig und nur diesen Themen gewidmet sind. 

Und genau an der Stelle kommt marAIke ins Spiel: Sie ist programmiert auf die Lösung von Aufgaben, die immer wieder kommen. Bei denen man genau weiß, wie man sie löst. Solche, bei denen das Rad nicht neu erfunden werden muss, die aber Zeit beanspruchen. So dass man selbst endlich die Zeit findet, anzugehen was wirklich wichtig ist.

marAIke hat das Zeug, Teams von zeitraubenden Routineaufgaben zu befreien und schafft Raum und Ressource für kreative Ideen und strategische Initiativen. Indem künstliche Intelligenz gezielt eingesetzt wird, können Effizienzpotenziale gehoben werden. Gleichzeitig wird vor allem die Motivation der Mitarbeiter steigen, weil der Stapel auf dem Schreibtisch endlich kleiner und der Kopf etwas freier wird.

Du möchtest herausfinden, ob marAIke in Dein Team passen würde?
Mach jetzt den Check:

1. Verschaffe Dir einen Überblick über alle Skills, die in Deinem Team vorhanden sind und sortiere dort hinein konkrete Aufgaben. Am besten modellierst Du hierfür Dein Team, mit allen Mitarbeitern und ordnest ihnen die entsprechenden Kompetenzen und Aufgaben zu.

2. Markiere dann die Aufgaben, von denen Du glaubst, dass sie von marAIke (Du kannst davon ausgehen, dass sie jedes KI der Welt zur Perfektion beherrscht!) übernommen werden könnten und teile sie marAIke zu. 

3. Nimm Dir eine Aufgabe heraus und überlege, mit welchem Tool sie umgesetzt werden kann. Vielleicht ist es auch nicht die ganze Aufgabe, sondern nur ein Teil davon. Notiere auch, wieviel Zeit die Bearbeitung der Aufgabe heute benötigt, um später den Zeitgewinn bewerten zu können – im Abgleich mit den realen Stunden, falls ihr ein Stundentracking habt. Im ersten Schritt reicht aber auch erstmal eine grobe Schätzung.

4. marAIke macht genau, was Du ihr sagst – daher ist es extrem wichtig, den Lösungsweg genau aufzuschreiben. Setze Dich hierfür am besten mit einem KI-Experten zusammen, der weiß, wie man welches Tool am besten briefst.

5. Überlege wie Du das Briefing verstetigen kannst, so dass Du (aber auch jeder andere) jederzeit auf den Knopf drücken kannst, damit marAIke die Arbeit schnell und zielführend bearbeitet. Je nach Tool gibt es verschiedene Möglichkeiten dies zu tun.

Wenn Du zu der Erkenntnis kommst, dass in marAIke das Potenzial schlummert, um Dein Team an verschiedenen Stellen zu entlasten, lohnt es sich, zeitweise einen festen KI-Experten ins Team zu holen, der euch dabei begleitet, marAIke trittfest zu machen und ihr immer mehr Aufgaben einzubriefen. 

Warum sich das lohnt? Weil das Potenzial freiwerdender Stunden, Hirnkapazitäten und Euros riiiiiesig ist.

Du willst das mal konkret ausprobieren? 
Dann melde Dich bei uns!

Wie Dir teamdecoder bei der Umsetzung von “AI als neuer Mitarbeiter” helfen kann:

1. Lege die KI als neues Team-Mitglied in der gelben People Liste an. Entweder gebündelt, wie das Beispiel oben mit “marAIke”, oder jede KI für sich
   

2. Gehe die Profile aller Kollegen und deren Skills und Rollen, sowie die konkreten Tasks durch, und finde die Teile, die von der KI übernommen werden können. Verschiebe diese in die neuen KI Profile
   

3. Benutze den Fokus Modus für jede KI, um das Profil zu kontrollieren und vervollständigen und immer wieder anzupassen, wenn die KI neue Aufgaben übernehmen kann
   
   
   

4. Checke welche wichtigen Themen in der letzten Zeit liegen geblieben sind, um zu überlegen, wer das jetzt Dank der neu gewonnen Zeit übernehmen kann.
   

Hier ist eine Methode, wir Du teamdecoders Compare Modus benutzen kannst, um Tasks einer KI zuzuweisen.

Du willst das mal konkret ausprobieren? 
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AI as Team Member

Introducing marAIke: a friendly AI that does exactly what it's told, nothing more, and perhaps that's for the best. Ideal for tasks that are time-consuming and distract from more critical issues, marAIke can handle jobs that aren't rocket science but do require a significant investment of time.

A prime example is the SEO-optimized creation of website content—a task that many companies need to address to improve their search engine rankings. Doing it in-house requires time and expertise that may not be present internally, and outsourcing can exceed the marketing budget.

Or perhaps it's about conducting a quick competitive analysis, drafting a report, onboarding new employees, or analyzing the results of the latest campaign. There are countless tasks that prevent us from tackling truly important issues. Let's face it: our biggest problem is not having the time to solve our biggest problems!

Here's the dilemma: Strategic issues often don't press for time, so they get postponed indefinitely. These are the tasks that can make giant leaps forward—if only they were addressed. To prevent these tasks from being buried under others, they must be carefully planned and dedicated time slots must be set aside solely for them.

This is where marAIke comes into play: programmed to solve repetitive tasks that we know how to handle—tasks that don't need reinventing the wheel but do consume time. This way, we can finally find time to tackle what's truly important.

marAIke has the potential to free teams from time-consuming routine tasks, creating space and resources for creative ideas and strategic initiatives. By strategically deploying artificial intelligence, we can tap into efficiency potentials. This not only frees up employee time but also boosts motivation as the pile of papers on the desk dwindles and minds are cleared.

Curious to see if marAIke would fit into your team?
Let's do a check:

1. Assess all the skills available within your team and sort specific tasks into these categories. Model your team with all employees and assign them the corresponding competencies and tasks.
   
   
2. Identify tasks you believe could be handled by marAIke (assuming it can master any AI in the world) and assign them to marAIke.
   
   
3. Pick a task and consider which tool could be used to complete it. Maybe it's not the entire task but just part of it. Also, note how much time the task currently takes to later assess the time saved, compared to actual hours if you track time. Initially, a rough estimate may suffice.

It's crucial to precisely document the solution because marAIke does exactly as instructed. Sit down with an AI expert who knows how best to brief each tool.

Think about how you can make the briefing continuous, so you (and others) can easily activate marAIke to efficiently and effectively handle the work. Depending on the tool, there are several ways to do this.

If you find that marAIke has the potential to relieve your team at various points, it might be worthwhile to temporarily bring in a dedicated AI expert to help make marAIke robust and increasingly task-capable.

Why is it worth it? Because the potential for freeing up hours, brainpower, and budgets is enormous.

Interested in trying this out for yourself? 
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How teamdecoder Can Assist in Implementing "AI as a New Team Member":

1. Create AI Profiles: Add the AI as a new team member to the yellow People List. You can either bundle them as in the "marAIke" example above or create separate profiles for each AI.

2. Analyze Team Profiles: Go through the profiles of all colleagues, their skills, roles, and specific tasks. Identify which parts could be handled by the AI and move these tasks into the new AI profiles.

3. Use Focus Mode: For each AI, utilize the Focus Mode to review and complete its profile and continuously adjust it as the AI takes on new tasks.

4. Evaluate Important Pending Issues: Check which significant issues have been neglected recently and determine who can now handle them, thanks to the newly gained time.

Here is a description, how to use teamdecoder's Compare Mode to assign tasks to an AI.

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