The teamdecoder Framework: A Guide to Role Clarification and Work Optimization in Teams

11 min. readlast update: 03.22.2024

(Deutscher Text weiter unten.)

In our dynamic and complex work environment, the continuous adjustment and optimization of teams are essential to meet market demands, secure competitive advantages, and at the same time, promote team member satisfaction. From our ten years of experience in supporting transformation processes in teams of various sizes and industries, it has become apparent that a team's success significantly depends on clarity regarding roles, responsibilities, expectations, and the ability to collaborate effectively. Here, the teamdecoder Framework presents itself as a systematic approach that supports teams in achieving these goals and sustainably enhancing their team health (performance + well-being).

Step 1: Understanding the Team Thoroughly

The basis for any optimization is a profound understanding of the team. This process is similar to the task of a new team leader, who must first gain a clear picture of the team's functions, dynamics, division of labor, attitudes, skills, and both official and unofficial networks. The goal is to obtain a comprehensive understanding of the current state to identify potentials for optimization. These are then elaborated in close coordination with the leadership and the team itself, where a structured approach to categorizing roles and responsibilities is indispensable.

The teamdecoder Framework in Detail

People

Every team member contributes individual strengths and perspectives that shape the overall picture of the team. A deeper understanding of each member's individual contributions is crucial to optimize team dynamics and create an environment where everyone feels valued and motivated.

We start with a simple list of team members, categorizing them as internal or external colleagues, assigning mentors and/or disciplinary superiors, and analyzing personal strengths.

Skills

Understanding the skills and competencies within the team allows for a targeted distribution of tasks and utilization of individual strengths. This not only promotes efficiency but also team member satisfaction, as they can undertake tasks that correspond to their abilities.

The second list in the framework is a collection of skills present and absent in the team that are needed to achieve its goals, such as "Design" or a specific programming language. If these goals do not yet exist, establishing them naturally comes as the first step ;)

"Skills" can broadly include work performances that the team produces, makes available to others, such as "Newsletter creation and distribution" or "Trade show appearance development".

Roles

Clarity about specific task areas and the hierarchy within the team avoids misunderstandings and conflicts. Each team member should know their role(s) and the associated expectations to contribute effectively to the common goal.

In this third list, all non-skill-based roles and task packages that the team needs to take care of end up here, as well as all hierarchical titles, if they are important to the team (and they usually are). Examples include "Project Manager", "Customer Service", "Head of Marketing", "CEO", "Key Account Manager", etc.

Domains

The clear assignment of responsibility areas, whether for budgets, strategies, or projects, is fundamental for efficient teamwork. This ensures that all necessary areas are covered, and duplicative efforts are avoided.

The fourth list of the framework helps the team clarify anything that might cause misunderstandings. If you're familiar with the phrase "Why has nobody done X again???", it might be a sign that you should define and assign domains clearly. In the TeamDecoder Framework, a domain can only be assigned to one person (plus a backup) to clarify who is responsible. Domains can range from "Marketing Budget" to "Business Customer Persona", the "Pitch Deck", "Meta Ad Manager", or even the "Coffee Machine". Anything that needs clarification to eliminate uncertainties and misunderstandings for good.

Links

The importance of networks cannot be overstated in today's work world. Teams should strive to strengthen their internal and external connections to share knowledge, receive support, and create synergies.

As a special type of roles or domains, we introduce in the TeamDecoder Framework what we call "Links". A Link is responsible for building and maintaining the connection between their own team and a unit outside the team. For instance, ensuring that the "CEO Office" is always informed or that the "Sustainability Department" is always up to date.

We also use Links to represent small matrix structures. For example, if a "Task Force: AI" should consist of representatives from the Marketing Circle and the Tech Circle, we would create a Link "Marketing - AI" and a Link "Tech - AI", anchoring them in both circles.

Circles

Forming specific groups or circles within the team ("Sub-Teams") supports the achievement of goals. These groups, referred to in the framework as "Circles", enable focused collaboration on specific topics or projects.

Each company uses its own terms, which could be a department, a task force, or a working group, such as "Marketing", "Social Media", or "Strategy", but also a regular meeting of certain functions or the "Team Event Planning Committee".

Projects

Circles initiate "Projects" to implement their work towards achieving their goals. A clear definition of project objectives, tasks, and responsibilities is crucial for success and effective resource utilization.

For example, the "Strategy Circle" might start a project to "Introduce OKRs," or the "Sustainability Circle" might launch a project for the "Sustainability Report 2099."

 

Practical Implementation and Benefits

Every skill, role, domain, link, circle, and project is defined with a purpose (Why does this unit exist?), specific tasks (What exactly does someone in role X need to do?), and clear goals (What is the direction for this circle? What do we expect from this group?).

In this way, the application of the teamdecoder framework provides the team with a clear structure and offers leadership a simple management tool to define and systematically optimize work methods.

Studies

A number of studies, perhaps most notably the Slack Workplace Study, have shown how much the clarity of roles and their transparency can foster trust within a team. Trust is the basis for productivity as well as satisfaction, and establishing transparency is best done today with digital tools that are visible to everyone. This is the reason why we built teamdecoder.

 

Conclusion

The strength of the teamdecoder framework lies in its flexibility and adaptability to different team sizes and structures. It enables teams, regardless of their size or industry, to continuously evaluate and improve their work methods. The systematic approach to roles not only helps teams optimize their current habits but also provides a foundation for scalability and growth in the future.

 

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Das teamdecoder Framework: Leitfaden zur Rollenklärung und Arbeits-Optimierung in Teams

Über die Notwendigkeit von Klarheit und Struktur in Teams

In unserer dynamischen und komplexen Arbeitswelt ist die kontinuierliche Anpassung und Optimierung von Teams unerlässlich, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden, Wettbewerbsvorteile zu sichern und gleichzeitig die Zufriedenheit der Team Mitglieder zu fördern. Aus unserer zehnjährigen Erfahrung in der Begleitung von Transformationsprozessen in Teams verschiedenster Größen und Branchen hat sich gezeigt, dass der Erfolg eines Teams maßgeblich von der Klarheit über Rollen, Verantwortlichkeiten, Erwartungshaltungen und der Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit abhängt. Hier stellt sich das teamdecoder Framework als ein systematischer Ansatz vor, der Teams dabei unterstützt, diese Ziele zu erreichen und ihre Team-Gesundheit (= Performance + Well-Being) nachhaltig zu steigern.

Schritt 1: Das Team umfassend verstehen

Die Grundlage für jegliche Optimierung ist ein tiefgreifendes Verständnis des Teams. Dieser Prozess ähnelt der Aufgabe eines neuen Teamleiters, der sich zunächst ein klares Bild von den Funktionen, Dynamiken, der Arbeitsteilung, Einstellungen, Fähigkeiten sowie den offiziellen und inoffiziellen Netzwerken des Teams machen muss. Das Ziel ist es, ein umfassendes Verständnis des Ist-Zustandes zu erlangen, um darauf aufbauend Potenziale für Optimierungen zu identifizieren. Diese werden dann in enger Abstimmung mit der Führungskraft und dem Team selbst ausgearbeitet, wobei ein strukturierter Ansatz zur Kategorisierung von Rollen und Verantwortlichkeiten unerlässlich ist.

Das teamdecoder Framework im Detail

People

Jedes Teammitglied bringt individuelle Stärken und Perspektiven ein, die das Gesamtbild des Teams prägen. Ein tieferes Verständnis für die individuellen Beiträge jedes Mitglieds ist entscheidend, um die Teamdynamik zu optimieren und ein Umfeld zu schaffen, in dem sich alle wertgeschätzt und motiviert fühlen.

Wir starten mit einer einfachen Liste der Team Mitglieder, einer Einteilung in interne und externe KollegInnen, der Zuteilung zu MentorInnen und/oder diziplinarischen Vorgesetzen sowie einer Analyse der persönlichen Stärken.

Skills

Die Fähigkeiten und Kompetenzen innerhalb des Teams zu verstehen, ermöglicht eine gezielte Aufgabenverteilung und Nutzung der individuellen Stärken. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit der Teammitglieder, da sie Aufgaben übernehmen können, die ihren Fähigkeiten entsprechen.

Die zweite Liste im Framework sit eine Sammlung der im Team vorhandenen und auch nicht vorhandenen Fähigkeiten, die das Team braucht, um seine Ziele zu erreichen. Z.B. "Design" oder eine bestimmte Programmiersprache. Wenn es diese Ziele noch nicht gibt, empfiehlt sich das natürlich als erster Schritt ;)

Als "Skills" können hier im weiteren Sinne z.B. auch Arbeitsleistungen verstanden werden, die das Team herstellt, anderen zur Verfüging stellt, wie z.B. "Newsletter Erstellung und Versand" oder "Entwicklung Messe-Auftritt".

Roles

Die Klarheit über die spezifischen Aufgabenbereiche und die Hierarchie im Team vermeidet Missverständnisse und Konflikte. Jedes Teammitglied sollte seine Rolle(n) und die damit verbundenen Erwartungen kennen, um effektiv zum gemeinsamen Ziel beitragen zu können.

In dieser dritten Liste, landen alle nicht-skill-basierten Rollen und Aufgabenpakete, um die das Team sich kümmern muss und alle hierarchischen Titel, wenn diese dem Team denn wichtig sind (und meisten sind sie das!). Hier landen also z.B. "Projekt Manager", "Kundenservice", "Head of Marketing", "CEO", "Key Account Manager", usw.

Domains

Die klare Zuordnung von Verantwortungsbereichen, sei es für Budgets, Strategien oder Projekte, ist grundlegend für eine effiziente Teamarbeit. Dies stellt sicher, dass alle notwendigen Bereiche abgedeckt sind und Doppelarbeiten vermieden werden.

Die vierte Liste des Frameworks dient dem Team dazu, alle Dinge zu klären, bei denen Missverständnisse auftreten. Wenn Ihnen der Satz "Wieso hat denn schon wieder keiner X gemacht???" bekannt vorkommt, könnte das ein Indiz dafür sein, dass Sie Domains definieren und eindeutig zuseisen sollten. Eine Domain kann im teamdecoder Framework nur einer einzigen Person (plus einer Vertretung) zugewiesen werden, damit für die Zukunft ein für alle mal klar ist, wer sich hier kümmert. Domains können das "Marketing Budget", die "Business Kunden Persona", das "Pitch Deck" aber auch der "Meta Ad Manager" oder die "Kaffeemaschine" sein. Was auch immer geklärt werden muss, um Unklarheiten und Missverständnisse ein für alle Mal auszuschliessen.  

Links

Die Bedeutung von Netzwerken kann in der heutigen Arbeitswelt nicht überschätzt werden. Teams sollten bestrebt sein, ihre internen und externen Verbindungen zu stärken, um Wissen zu teilen, Unterstützung zu erhalten und Synergien zu schaffen.

Als eine besondere Art von Rollen oder Domains führen wir im teamdecoder Framework in der fünften Liste die sog. "Links". Ein Link ist vereantwortlich dafür, die Verbindung zwischen dem eigenen Team und einer Einheit außerhelb des Teams aufzubauen und zu pflegen. Also z.B. dafür zu sorgen, dass das "CEO Office" immer Bescheid weiss, was läuft, oder die "Nachhaltigkeits-Abteilung" immer up to date ist.

Wir benutzen Links auch, um kleine Matrix-Strukturen abzubilden. Wenn z.B. eine "Task Force: AI" aus Vertretern des Marketing Circles und des Technik Circles bestehen soll, würden wir einen Link "Marketing - AI" und einen Link "Technik - AI" erstellen, und den jeweils in beiden Circles verankern.

Circles

Die Bildung von spezifischen Gruppen oder Kreisen innerhalb des Teams ("Sub-Teams") unterstützt die Erreichung der Ziele. Diese Gruppen, die im Framework "Circles", also "Kreise" heissen, ermöglichen eine fokussierte Zusammenarbeit an spezifischen Themen oder Projekten.

Jedes Unternehmen benutzt hier eigene Begriffe, das kann eine Abteilung sein, eine Task Force oder eine Arbeitsgruppe, also z.B. "Marketing", "Social Media" oder "Strategie" aber auch ein "Jour Fix" bestimmter Funktionen oder das "Team Event Planungs Komittee".

Projects

Kreise rufen für die Umsetzung ihrer Arbeit zur Erreichung ihrer Ziele sog "Projekte" ins Leben.  Eine klare Definition von Projektzielen, -aufgaben und -verantwortlichkeiten ist dabei entscheidend für den Erfolg und die effektive Ressourcennutzung.

So startet der "Strategie-Kreis" vielleicht ein Projekt "OKRs einführen" oder der "Nachhaltigkeits-Kreis" ein Projekt "Nachhaltigkeitsbericht 2099"

 

Praktische Umsetzung und Vorteile

Jeder Skill, jede Rolle, jede Domain, jeder Link, jeder Kreis und jedes Projekt werden definiert mit einem Purpose (Warum gibt es diese Einheit?), konkreten Tasks (Was muss jemand, der die Rolle X innhat, denn eigentlich tun?) und klaren Zielen (Wo geht für dieses Kreis die Reise hin? Was erwarten wir von dieser Gruppe?).

Auf diese Art bietet sie Anwendung des teamdecoder Frameworks dem Team eine klare Struktur, und der Führungrskraft ein einfaches Managemnt-Tool, Arbeitsweisen zu definieren und systematisch zu optimieren. 

 

Studien

Es gibt eine ganze Reihe Studien, allen voran vielleicht die Slack Workplace Study, die aufzeigen, wie sehr Klarheit von Rollen und deren Transparenz das Vertrauen im Team fördern. Vertrauen ist die Basis für Produktivität aber auch für Zufriedenheit, und die Transparenz herzustellen, das macht man heutzutage am besten mit digitalen, für alle einsehbaren Tools. Das ist der Grund, wieso wir teamdecoder aufgebaut haben. 

 

Fazit

Die Stärke des teamdecoder Frameworks liegt in seiner Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Teamgrößen und -strukturen. Es ermöglicht Teams, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, ihre Arbeistweise kontinuierlich zu evaluieren und zu verbessern. Die systematische Herangehensweise über Rollen hilft Teams nicht nur, ihre aktuellen Gewohnheiten zu optimieren, sondern bietet auch eine Grundlage für Skalierbarkeit und Wachstum in der Zukunft.

 

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