Why Role-Based Work is Superior to a Fixed Organigram

(Deutsche Version weiter unten)

Adaptability and efficiency are paramount in today's work world. The traditional fixed organigram, a rigid hierarchical structure outlining predefined unique positions and reporting lines, has long been the backbone of organizational design. However, as industries evolve and the nature of work changes, this static model increasingly shows its limitations. In contrast, a role-based work system, which emphasizes flexibility and adaptability by breaking down jobs into roles and assigning them based on current needs and employee capabilities, presents a more effective alternative.

Role-based work boils down to two main components:

1. Splitting traditional "jobs" into granular "roles" to build profiles that truly represent people’s capabilities.

2. Treating work organization like a living organism, regularly tweaking it based on past learnings and future challenges.

In today’s organizations, you can easily spot how the old-school org chart is already evolving to reflect the dynamic nature of modern work:

• A developer in the tech team is also part of the AI task force. They appear twice in the org chart.
• A social media team leader also participates in the sustainability circle. They are also listed twice,  50% of their contribution happens in the leadership team, 50% on team level.
• A project manager handling day-to-day operations also leads an innovation initiative.
• An HR specialist working on employee engagement is also a key member of the diversity and inclusion committee
• A financial analyst who provides support to both the budgeting team and the strategic planning committee, showing their integral role in both operational and strategic financial planning.
• A marketing executive who is part of the main marketing team and also involved in a cross-functional product launch task force, emphasizing their pivotal role in bridging departments and driving product success.

These examples illustrate how the traditional org chart is being challenged and need almost impossible adapting to capture the dynamic and multifaceted roles that employees play in modern organizations, reflecting the reality of today’s collaborative and versatile work environment.

So, what is needed, is a system that allows to show and develop this role-based work, which has been the mission of teamdecoder since the beginning.

Here’s why role-based work makes so much more sense than a fixed organigram - and is much closer to reality, too.

Flexibility and Agility

Role-based work allows organizations to remain agile in the face of change. Unlike a fixed organigram, which can be cumbersome and slow to adapt, a role-based system can quickly reassign roles to address emerging challenges or opportunities. This adaptability is crucial in today’s fast-paced business environment, where companies must pivot quickly to stay competitive.

Example: Imagine a tech company experiencing a surge in demand for a new software product. In a traditional fixed organigram, employees would be locked into their designated positions, such as a marketing manager or a sales executive. Adjusting to the new demand would require a formal restructuring process. In a role-based system, however, employees with relevant skills could take on additional roles and shift their focus to the new product, ensuring a swift and effective response and the simple possibility to reassign or pause prior focus roles.

Optimized Talent Utilization

In a role-based system, employees are assigned roles that best match their competencies and interests, leading to optimized talent utilization. This approach not only enhances productivity but also boosts employee happiness and job satisfaction, as individuals are more likely to engage with work that aligns with their strengths and interests.

Example: Consider an employee in a traditional organigram who is hired as a graphic designer. They might also have excellent knowledge in the area of sustainability, but those skills go unused because their position is strictly defined. In a role-based system, this employee could take on sustainability work as needed, maximizing their contribution to the company and allowing them to fully utilize their diverse talents.

Enhanced Collaboration and Innovation

Role-based work fosters a collaborative culture by breaking down silos and encouraging cross-functional teamwork. When roles are assigned based on team needs rather than fixed positions, employees from different departments can collaborate more effectively, bringing diverse perspectives and expertise to the table. This collaborative environment is a fertile ground for innovation, as it encourages creative problem-solving and the sharing of ideas.

Example: In a company with a fixed organigram, a product development team might work in isolation from the marketing team. If the product development team needs market insights, they would have to go through formal channels to communicate with marketing. In a role-based system, roles are fluid, so a marketing and product development could easily form a collaborative circle, speeding up the process and fostering innovation.

Improved Responsiveness to Customer Needs

Customer preferences and market conditions are constantly evolving. A role-based organization can swiftly realign its workforce to meet changing customer demands, ensuring that the company remains customer-centric. For example, if customer feedback indicates a need for enhanced customer service, roles can be adjusted to allocate more resources to the customer support team.

Example: A retail company receives feedback that its online customer service is lacking. In a fixed organigram, improving this would require a lengthy hiring process for new customer service representatives. In a role-based system, employees from other areas with relevant skills can be quickly reassigned to bolster the customer service team, addressing the issue promptly and effectively. It allows the team leaders and members to discuss and change priorities and assign roles accordingly.

Conclusion

In conclusion, while the traditional fixed organigram has its roots in an era of predictability and slow change, the modern business environment demands a more flexible and dynamic approach. Role-based work not only enhances organizational agility, optimizes talent utilization, and fosters collaboration but also improves responsiveness to customer needs and reduces costs.

By embracing a role-based system, companies can better navigate the complexities of today's market and drive sustained success.

Warum rollenbasierte Arbeit einem festen Organigramm überlegen ist

Anpassungsfähigkeit und Effizienz sind in der heutigen Arbeitswelt von größter Bedeutung. Das traditionelle Organigramm, eine starre hierarchische Struktur, die vordefinierte einzigartige Positionen und Berichtslinien festlegt, war lange Zeit das Rückgrat des Organisationsdesigns. Da sich jedoch die Branchen weiterentwickeln und sich die Art der Arbeit verändert, kommt dieses statische Modell zunehmend an seine Grenzen.

Im Gegensatz dazu bietet ein rollenbasiertes Arbeitssystem, das durch die Aufteilung von Stellen in Rollen und deren Zuweisung basierend auf aktuellen Bedürfnissen und Fähigkeiten der Mitarbeiter Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bietet, eine effektivere Alternative.

Rollenbasierte Arbeit lässt sich mit zwei Hauptkomponenten beschreiben:

1. Aufteilung traditioneller "Jobs" in detaillierte "Rollen", um Profile zu erstellen, die die Fähigkeiten der Menschen wirklich repräsentieren.

2. Behandlung der Arbeitsorganisation wie ein lebender Organismus, der regelmäßig basierend auf vergangenen Erfahrungen und zukünftigen Herausforderungen angepasst wird.

In heutigen Organisationen kann man leicht erkennen, wie sich das alte Organigramm bereits weiterentwickelt, um die dynamische Natur der modernen Arbeit widerzuspiegeln:

• Ein Entwickler im Technologieteam ist auch Teil der KI-Arbeitsgruppe. Er erscheint zweimal im Organigramm.
• Ein Leiter des Social-Media-Teams nimmt auch am Nachhaltigkeitskreis teil. Er ist ebenfalls zweimal aufgeführt, 50% seiner Beiträge erfolgen im Führungsteam, 50% auf Teamebene.
• Ein Projektmanager, der das Tagesgeschäft leitet, führt auch eine Innovationsinitiative.
• Ein HR-Spezialist, der sich mit Mitarbeiterengagement befasst, ist auch ein Schlüsselmitglied des Ausschusses für Vielfalt und Inklusion.
• Ein Finanzanalyst, der sowohl das Budgetteam als auch das strategische Planungskomitee unterstützt, zeigt seine integrale Rolle in der operativen und strategischen Finanzplanung.
• Ein Marketing-Manager, der Teil des Hauptmarketingteams ist und auch an einer bereichsübergreifenden Produkteinführungsarbeitsgruppe beteiligt ist, betont seine zentrale Rolle bei der Überbrückung von Abteilungen und der Förderung des Produkterfolgs.

Diese Beispiele veranschaulichen, wie das traditionelle Organigramm bereits heute herausgefordert wird und kaum noch anpassbar ist, um die dynamischen und facettenreichen Rollen, die Mitarbeiter in modernen Organisationen spielen, abzubilden. Dies spiegelt die Realität der heutigen kollaborativen und vielseitigen Arbeitsumgebung wider.

Was benötigt wird, ist also ein System, das diese rollenbasierte Arbeit darstellt und entwickelt – was seit Beginn die Mission von teamdecoder ist.

Hier ein paar Gründe, warum rollenbasierte Arbeit so viel mehr Sinn macht als ein festes Organigramm – und der Realität viel näher ist:

Flexibilität und Agilität

Rollenbasierte Arbeit ermöglicht es Organisationen, angesichts von Veränderungen agil zu bleiben. Im Gegensatz zu einem festen Organigramm, das schwerfällig und langsam anpassbar ist, kann ein rollenbasiertes System Rollen schnell neu zuweisen, um aufkommende Herausforderungen oder Chancen zu bewältigen. Diese Anpassungsfähigkeit ist in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung, in der Unternehmen schnell reagieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Beispiel: Stellen Sie sich ein Technologieunternehmen vor, das einen Anstieg der Nachfrage nach einem neuen Softwareprodukt erlebt. In einem traditionellen festen Organigramm wären die Mitarbeiter an ihre zugewiesenen Positionen gebunden, wie etwa einen Marketing-Manager oder einen Vertriebsleiter. Die Anpassung an die neue Nachfrage würde einen formellen Restrukturierungsprozess erfordern. In einem rollenbasierten System könnten jedoch Mitarbeiter mit relevanten Fähigkeiten zusätzliche Rollen übernehmen und ihren Fokus auf das neue Produkt verlagern, um eine schnelle und effektive Reaktion zu gewährleisten und die Möglichkeit, vorherige Fokusrollen neu zuzuweisen oder zu pausieren, zu nutzen.

Optimierte Talentnutzung

In einem rollenbasierten System werden Mitarbeiter Rollen zugewiesen, die am besten zu ihren Kompetenzen und Interessen passen, was zu einer optimierten Talentnutzung führt. Dieser Ansatz steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch das Glück und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, da sie eher Arbeiten nachgehen, die ihren Stärken und Interessen entsprechen.

Beispiel: Stellen Sie sich einen Mitarbeiter in einem traditionellen Organigramm vor, der als Grafikdesigner eingestellt wurde. Dieser Mitarbeiter könnte auch hervorragende Kenntnisse im Bereich Nachhaltigkeit haben, aber diese Fähigkeiten bleiben ungenutzt, weil seine Position streng definiert ist. In einem rollenbasierten System könnte dieser Mitarbeiter bei Bedarf Nachhaltigkeitsarbeit übernehmen, seine Beiträge zum Unternehmen maximieren und ihm ermöglichen, seine vielfältigen Talente vollständig zu nutzen.

Förderung von Zusammenarbeit und Innovation

Rollenbasierte Arbeit fördert eine kollaborative Kultur, indem sie Silos aufbricht und bereichsübergreifende Teamarbeit ermutigt. Wenn Rollen basierend auf den Bedürfnissen des Teams und nicht auf festen Positionen zugewiesen werden, können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen effektiver zusammenarbeiten und unterschiedliche Perspektiven und Fachkenntnisse einbringen. Diese kollaborative Umgebung ist ein fruchtbarer Boden für Innovationen, da sie kreatives Problemlösen und den Austausch von Ideen fördert.

Beispiel: In einem Unternehmen mit einem festen Organigramm könnte ein Produktentwicklungsteam isoliert vom Marketingteam arbeiten. Wenn das Produktentwicklungsteam Marktkenntnisse benötigt, müsste es formelle Kanäle nutzen, um mit dem Marketing zu kommunizieren. In einem rollenbasierten System sind die Rollen flexibel, sodass Marketing und Produktentwicklung leicht einen kollaborativen Kreis bilden könnten, um den Prozess zu beschleunigen und Innovationen zu fördern.

Verbesserte Reaktionsfähigkeit auf Kundenbedürfnisse

Kundenpräferenzen und Marktbedingungen entwickeln sich ständig weiter. Eine rollenbasierte Organisation kann ihre Belegschaft schnell neu ausrichten, um sich ändernden Kundenanforderungen gerecht zu werden und sicherzustellen, dass das Unternehmen kundenorientiert bleibt. Wenn beispielsweise Kundenfeedback einen Bedarf an verbessertem Kundenservice signalisiert, können Rollen angepasst werden, um mehr Ressourcen dem Kundensupport-Team zuzuweisen.

Beispiel: Ein Einzelhandelsunternehmen erhält Feedback, dass sein Online-Kundenservice unzureichend ist. In einem festen Organigramm würde die Verbesserung dies erfordern, einen langwierigen Einstellungsprozess für neue Kundenservice-Mitarbeiter durchzuführen. In einem rollenbasierten System könnten Mitarbeiter aus anderen Bereichen mit relevanten Fähigkeiten schnell dem Kundenserviceteam zugewiesen werden, um das Problem umgehend und effektiv zu lösen. Dies ermöglicht es den Teamleitern und Mitgliedern, Prioritäten zu besprechen und zu ändern und Rollen entsprechend zuzuweisen.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das traditionelle feste Organigramm seine Wurzeln in einer Ära der Vorhersehbarkeit und langsamen Veränderungen hat, während die moderne Geschäftsumgebung einen flexibleren und dynamischeren Ansatz erfordert. Rollenbasierte Arbeit verbessert nicht nur die organisatorische Agilität, optimiert die Talentnutzung und fördert die Zusammenarbeit, sondern verbessert auch die Reaktionsfähigkeit auf Kundenbedürfnisse und senkt die Kosten.

Durch die Einführung eines rollenbasierten Systems können Unternehmen die Komplexitäten des heutigen Marktes besser bewältigen und nachhaltigen Erfolg erzielen.